Al meer dan vier jaar werkt de Raad met een nieuw model om onderwerpen met elkaar te bespreken. De besluitvorming vindt, zoals te doen gebruikelijk, altijd plaats in formele vergaderingen van de hele gemeenteraad. Daaraan voorafgaand vinden in de Utrechtse Heuvelrug bijeenkomsten plaats om dat besluit voor te bereiden. Dat gebeurt in drie “sporen”, te weten Sociaal Domein, Bestuur en Middelen en Ruimte. In de zogenoemde Avonden van de Raad worden per “spoor” onderwerpen voorbesproken. Die vergaderingen zijn per spoor eerst gericht op beeldvorming en vervolgens op oordeelsvorming. In feite is er dus een gestroomlijnd vergadercircuit van beeldvorming naar oordeelsvorming naar besluitvorming. De inwoners kunnen formeel een stem hebben bij de beeldvorming. En uiteraard bij Raadsinformatieavonden en in de tussentijdse contacten met leden van de Raad.
En wat is nu het geval: die nieuwe werkwijze is nooit in formele regels vastgelegd. Een clubje raadsleden is samen met de griffier aan de slag gegaan om de nieuwe werkwijze te evalueren en vast te leggen in een nieuw reglement van orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad en voor de avonden van de raad. Dat was een gemakkelijke, maar tegelijk ook wel heel bewerkelijke klus.
De meeste discussie was er over drie zaken.
- De vraag of we wel voldoende met elkaar debatteren en argumenten wisselen. Dat zou immers zelfs tot aanpassing van standpunten kunnen leiden.
- Zijn we niet eindeloos formele vragen aan het stellen aan het College, terwijl die vragen misschien helemaal niet zo urgent en actueel zijn, maar alleen wel media aandacht opleveren. Met name D66 en VVD zijn koplopers in het stellen van vragen. De formele beantwoording van de vragen vergt vaak forse inzet van ambtelijke uren en kosten dus veel geld.
- Stemverklaringen kunnen best wel veel korter, ook om te voorkomen dat de discussie weer helemaal opnieuw begint.
De gemeenschappelijke noemer is hierbij gauw gevonden: het zou veel helpen als we een beetje terughoudender zouden zijn bij het stellen van vragen. En als we de tijdsduur voor het afleggen van stemverklaringen wat zouden terugbrengen. En ook als we wat meer argumenten met elkaar zouden uitwisselen, met name in de oordeelsvorming. Het opvallende is dat deze zaken ook raken aan de bevoegdheden van de individuele raadsleden. Volgens de wet mogen ze vragen stellen en mogen ze stemverklaringen afleggen. De raadsleden moeten het dus ook zelf wel willen.
Men was het uiteindelijk eens dat een stemverklaring één minuut mag duren. Dat staat nu ook in de nieuwe regels voor de Raad. Over het stellen van vragen is een lastig te handhaven regel aangenomen, namelijk dat de vragen actueel en urgent moeten zijn. Daar is zelfreinigend vermogen van Raad en leden voor nodig.
En tot slot is het belangrijk om beter te debatteren en echt naar elkaar luisteren. Dat is iets dat past bij de tijd van het jaar: goede voornemens en hopelijk kunnen we elkaar daar scherp op houden ook na 1 januari.